Kalenderplanlegging – venn eller fiende?

Artikkelen ble publisert i Forum 5/2015.

Det har lenge fremkommet et ønske fra helseforetakene om å endre planleggingen av legenes arbeidstid. Man går i økende grad bort fra planer som rullerer over antall uker det er leger i et sjikt (rullerende plan) over til såkalt kalenderplanlegging, hvor tjenesteplanene legges opp etter kjent fravær og dermed «individualiseres».

Sykehuset i Nord-Trøndelag begynte kalenderplanlegging av legenes arbeidstid allerede i 2003, og UNN lyste i vår ut en stilling som prosjektmedarbeider med oppgave «planlegge og iverksette aktivitetsstyrt bemanningsplanlegging i hovedsak knyttet til leger i UNN HF» (1) . Behovet for langtidsplanlegging av legenes arbeidstid har særlig tilkommet det siste året med den nye pasientrettighetsloven(2), som angir at pasientene skal få informasjon om tidspunkt for poliklinisk time ved svar på henvisning. For å kunne gi denne informasjonen må arbeidsgiver ha planlagt driften minimum 4 måneder frem i tid.

Fra ledelseshold legges store forventninger til økonomiske besparelser i denne type driftsplanlegging grunnet reduksjon av overtid, bruk av vikarer og uforutsette vakter. I flere helseforetak pågår det nå arbeid med innføring av årsplan for leger, altså arbeidsplaner som går over 52 uker.

Langtidsplanlegging av arbeidstid kan ta mange former. En rullerende plan kan gå over 52 uker, eller 3 år for den del, og vil med dette ikke avvike fra arbeidsplanene vi er vant med. Eventuelt kan det planlegges en rullerende plan med justering for forventet fravær eller en individuell plan lagt opp for hver enkelt lege.

Sykehuset i Nord Trøndelag har nå tilnærmet en rullerende plan, men med omplassering av vakter ved kjent fravær, etter konflikt om arbeidstidplanlegging i 2007 og forhandling i 2008. Ved andre sykehus avviker årsplanene Ylf har sett betydelig fra tidligere arbeidstidsorganisering, med individuelle planer tilpasset den enkeltes fravær.

I motsetning til i en rullerende plan, hvor alle legene går i samme turnus, fører en individuell plan til at vaktfordelingen varierer mye. Like mange vakter fordeles mellom sjiktets leger, men siden turnusperioden gjennomsnittsberegnes for lange perioder (opptil ett år av gangen), kan det være store forskjeller fra måned til måned.

Individuelle kurs, feriedager og eventuell permisjon legges inn i årsplanen. Ingen vakter settes opp disse dagene, men fordeles på de ukene legen er på jobb gjennom året. Denne typen planlegging gjør at arbeidsgiver kan legge om driften i perioder uten å belage seg på vakante vakter eller innleie av vikarer. Det tilkommer allikevel utgifter. Ansatte trekkes for 5 ukers lønn i juni, inkludert vakttillegg og UTA, og skal dermed ha fri fra tilsvarende arbeidsmengde i ferien.

Siden vaktene tas ut av uker med lovlig fravær, må arbeidsgiver gjennomsnittsberegne antall vakter per uke i de ukene den ansatte er på jobb og øke lønnen tilsvarende antall vakter legen skulle arbeidet om vedkommende ikke var fraværende. I mange tilfeller vil dette også øke behovet for UTA-timer (frivillig utvidelse av arbeidstiden). Økning av UTA og økt vakttillegg som følge av flere vakter medfører at den avtalte lønn etter tjenesteplan økes.

Ylf er på ingen måte negative til langtidsplanlegging. Vi, som ledelsen, ønsker forutsigbarhet i forhold til arbeidstid. I praksis ser vi likevel at planlegging av typen individuell årsplan, medfører store utfordringer både for ansatte og tillitsvalgte. Det krever betydelig mer arbeid for tillitsvalgte å kontrollere at avtaleverket følges, og prosessen ved utforming av tjenesteplaner blir mer omfattende. Ylfs erfaring er at årsplanene i praksis ofte fungerer som kontinuerlige hjelpeplaner dvs. planer som er laget for korte perioder med mye fravær, slik som fellesferier. At alle gjennomsnittsberegninger er utført for ett år av gangen, fører til at vaktbelastningen varierer stort mellom legene gjennom året, selv om det totale antallet vakter er likt.

Tillitsvalgte har meldt inn problemer med å få oversikt over planene. Det er tidkrevende å kontrollere at vaktbelastningen er rimelig fordelt mellom legene som inngår i vaktsjiktet, at vernebestemmelsene overholdes, og å få oversikt over at nok tid er satt av til avtalefestet fordypning. Både ansatte og tillitsvalgte har hatt store utfordringer rundt beregninger i kalenderplaner, særlig grunnlaget for lønn (gjennomsnittsberegning av vakter, vaktlønn og UTA). Det viser seg også at arbeidsgiver mange steder har problemer med å overholde avtalefestede rettigheter ved denne typen planlegging, da tillitsvalgte har funnet formelle feil i planene, ukorrekt gjennomsnittsberegning (og dermed lønnsutbetaling), og manglende fordypningstid.

Kalenderplanlegging har medført stor misnøye hos mange ansatte, som angir at planen er laget med utgangspunkt i et ensidig fokus på økonomi, og at utdanningen lider. Siden fokuset synes å være å unngå vakante vakter, vil tidligere rene «postuker» stykkes opp med vakter, og flere opplever lite kontinuitet i utdanningen. Samtidig opplever Ylf at man har ulike erfaringer ved ulike avdelinger. Ved små avdelinger med få ansatte synes klanderplanlegging å by på mindre misnøye enn ved store avdelinger. Her fremmes forutsigbarhet som en positiv faktor ved kalenderplanlegging. Tillitsvalgte melder at tett dialog med ledelsen og tillit fra begge sider er en forutsetning for vellykket arbeidstidsplanlegging, og når dette fungerer klarer de å ivareta utdanning og rimelig fordeling av arbeidsbelastningen. Ylf opplever altså ikke at langtidsplanlegging av legers arbeidstid er et problem, men at gjennomføringen har meget uheldige konsekvenser mange steder.

I forhandlingene mellom Legeforeningen og arbeidsgiverforeningen Spekter i 2014, som resulterte i nåværende A2, er krav til prosessen med utforming av tjenesteplan utførlig beskrevet i § 3.4 «Etablering, endring og oppsigelse av arbeidsplaner» (3). Det er ikke tilfeldig at prosessen er så grundig beskrevet i avtaleverket; det belyser utfordringene som erfaringsmessig kommer med endret arbeidstidsplanlegging.

Ylfs landsråd bestemte på tariffkonferansen at foreningen skal jobbe for en forutsigbar arbeidstidplan, som ivaretar både tid til utdanning, oversiktlighet i planer, mulighet til å kontrollere lønn og avtalefestet fordypningstid, og en solidarisk fordeling av arbeidsbelastningen. Årsplanene Ylf til nå har blitt forelagt kan jevnt over ikke sies å oppfylle disse kriteriene, men har derimot ført til misnøye og manglende oversikt for de ansatte.